Skip to content

På denna webbplats använder vi cookies. Om du fortsätter använda webbplatsen innebär det att du accepterar att cookies används i enlighet med vår integritets- och cookiepolicy.

Är det dags att avskaffa e‑posten?

Det skickas e-post som aldrig förr, särskilt inom företagsvärlden. Samtidigt har unga människor börjat överge e-post till förmån för andra kommunikationsmedel. Vad innebär det för företagen på sikt? Leif Kajrup, digital strateg och föreläsare, reder ut vad e-posten har för status idag, hur effektiv den är och vad ditt företag bör tänka på för att hänga med i den digitala utvecklingen.

E‑posten är död – i alla fall som modernt kom­mu­ni­ka­tions­verk­tyg. Det för­kun­na­de Facebookgrundaren Mark Zuckerberg när soci­a­la medi­er-jät­ten lan­se­ra­de sin nya med­de­lan­de­platt­form år 2010.

Men rik­tigt så är det inte. Vi fort­sät­ter att skic­ka mejl som ald­rig förr. Enligt The Radicati Group skic­ka­des cir­ka 205 mil­jar­der mejl om dagen 2015, och siff­ran vän­tas öka var­je år.

E‑postens ställ­ning är fram­förallt stark inom före­tags­värl­den. Lite mer än hälf­ten av alla mejl som skic­kas idag är affärs­re­la­te­ra­de mejl.

Mark Zuckerberg är var­ken den förs­te eller sis­te att död­för­kla­ra e‑posten. Med jäm­na mel­lan­rum höjs rös­ter för att e‑post-eran är på väg mot sitt slut till för­del för nya – och mer effek­ti­va – kom­mu­ni­ka­tions­verk­tyg.

Två fak­to­rer lyfts van­ligt­vis fram som hot mot e‑posten: dess inef­fek­ti­vi­tet och den mins­ka­de använd­ning­en bland yng­re.

E‑post – ett verktyg som hjälper eller stjälper anställda?

Hur effek­tiv är e‑post? Inte sär­skilt. Det menar Leif Kajrup, digi­tal stra­teg och före­lä­sa­re. Han tror dock inte att det inne­bär att e‑posten kom­mer att för­svin­na. I alla fall inte i när­tid.

– Jag själv hade öns­kat att e‑posten vore död. Men tyvärr kom­mer e‑posten nog inte att dö ut. I alla fall inte som ett arbets­verk­tyg. Vi kom­mer fort­fa­ran­de att få se det använ­das i job­bet. Det är ett invant bete­en­de vi har, säger Leif Kajrup.

Enligt The Radicati Group får och skic­kar per­so­ner i affärs­värl­den i genom­snitt runt 122 mejl om dagen. Hur många av des­sa som fak­tiskt läses är oklart. Men forsk­ning har visat att e‑post rentav är ett stör­nings­mo­ment på många arbets­plat­ser.

– I sin natur är e‑post gans­ka klum­pigt och inef­fek­tivt. Det kan drö­ja innan man får ett svar. Dessutom upp­står ofta pro­blem när man vill ha mer än två per­so­ner i en kon­ver­sa­tion, exem­pel­vis när någon blir cc:ad och mis­sar att sva­ra. E‑post är i många avse­en­de ett stress­mo­ment, säger Leif Kajrup.

Forskare vid University of California, Irvine, visa­de i en stu­die att var­je gång vi dis­tra­he­ras av någon­ting under ett arbets­mo­ment, exem­pel­vis när vi får ett mejl, så tar det i genom­snitt 20 minu­ter innan vi kan åter­gå till det vi gjor­de innan avbrot­tet.

Dessutom upp­tar inbox­ar­na allt mer av vår tid. I Adobes under­sök­ning sva­ra­de hela 79 pro­cent att de kol­lar sin mejl under semestern. Nästan hälf­ten, 45 pro­cent, sva­ra­de att deras stän­di­ga koll på sin inbox fått dem att själv­mant infö­ra en ”e‑mail-detox”. Man und­vi­ker helt enkelt att kol­la sin mejl under en peri­od för att und­vi­ka stres­sen det inne­bär.

Enligt Leif Kajrup rim­mar e‑posten ock­så gans­ka illa med hur man vill arbe­ta på många arbets­plat­ser.

– Kraven blir hög­re och hög­re på att man ska job­ba kol­la­bo­ra­tivt på före­tag idag. Exempelvis genom gemen­sam­ma doku­ment där man kom­mu­ni­ce­rar i real­tid. Så fort någon har en syn­punkt så blir det istäl­let ett kol­la­bo­ra­tivt och mer effek­tivt moment, säger Leif Kajrup.

E‑post är inte bara ett invant bete­en­de vi har idag. Det är även en nöd­vän­dig­het i vis­sa avse­en­den. För att regi­stre­ra kon­ton på oli­ka saj­ter krävs idag en e‑postadress. Lagstiftningen krä­ver ock­så att före­tag ska ha e‑postadresser dit kon­su­men­ter kan vän­da sig.

– Vi ser att fler och fler före­tag hell­re använ­der kon­takt­for­mu­lär och chatt­verk­tyg för att skö­ta kundsup­port, för det är mer effek­tivt när man vill ha en dia­log med kun­der. Större delen av kundsup­por­ten kom­mer nog att gå via exem­pel­vis Facebook, på sikt. Men eftersom lag­stift­ning­en inte rik­tigt häng­er med så häng­er före­ta­gens all­män­na e‑postadresser kvar. Och till störs­ta del får de han­te­ra spam­mejl, säger Leif Kajrup och fort­sät­ter:

– Så i många avse­en­de är e‑post tyvärr fort­fa­ran­de något av ett nöd­vän­digt ont.

Milleniegenerationen – ett hot mot e‑post på sikt?

E‑post må vara ett invant bete­en­de bland många idag. Men det är defi­ni­tivt inte det bland den så kal­la­de mil­le­ni­e­ge­ne­ra­tio­nen, föd­da mel­lan tidigt 80-tal och tidigt 2000-tal.

Yngre män­ni­skor har ett helt annat för­hål­lan­de till e‑post än and­ra. Enligt Leif Kajrup kom­mer det ock­så att göra att atti­ty­den gente­mot e‑post sak­ta för­änd­ras.

Att yng­re män­ni­skor inte använ­der e‑post på sam­ma sätt som äld­re beror fram­förallt på de långa svars­ti­der­na, menar Leif Kajrup. Yngre män­ni­skor krä­ver i hög­re grad snab­ba svar och att kom­mu­ni­ka­tion sker i real­tid. Något som rim­mar väl­digt illa med e‑post.

– Egentligen hand­lar det om bekräf­tel­se­be­ho­vet som ung­do­mar har idag. De vill få en ”instant reward”. De vill ha en ome­del­bar bekräf­tel­se på om någon­ting de gjort är bra eller dåligt. Sedan är det ovik­tigt för dem om de får det i ett sms, Snapchat eller något annat. Det vik­ti­ga är att det är ett real­tids­me­dium.

När mil­le­ni­e­ge­ne­ra­tio­nen tar allt mer plats på arbets­mark­na­den och når närings­livstop­pen kom­mer deras invan­da bete­en­de ock­så att göra det – något som kan inne­bä­ra att vi får en radi­kal för­änd­ring i hur vi använ­der e‑post, menar Leif Kajrup. Både pri­vat och som före­tag.

– Jag är över­ty­gad om att det bete­en­det kom­mer att hänga med. Oavsett om det hand­lar om kom­mu­ni­ka­tion internt eller mot en leve­ran­tör eller kund – den yng­re gene­ra­tio­nen kom­mer vil­ja ha svar med en gång, säger Leif Kajrup.

Undersökningar visar att den atti­ty­den redan har bör­jat göra sig gäl­lan­de. Enligt en enkät från Adobe för­vän­tar sig en majo­ri­tet inom affärs­värl­den idag svar inom en tim­me på ett jobb­re­la­te­rat mejl.

Bland 25–34-åringar för­vän­ta­de sig mer än en fjär­de­del av de sva­ran­de att de för­vän­tar sig svar inom någ­ra minu­ter.

Var proaktiv – anamma förändring

Vad gör man då om man vill vara pro­ak­tiv? Hur inkor­po­re­rar man det bete­en­det i en fram­ti­da orga­ni­sa­tion? Leif Kajrup har ett tips:

– Det enk­las­te är att anam­ma de nya verk­ty­gen som kom­mer. Som före­tag bör man hänga med och se vad som hän­der när man bör­jar nytt­ja nya verk­tyg. För det går att göra kom­mu­ni­ka­tio­nen och arbe­tet mer effek­tivt.

Även om e‑post i sig lever kvar ett tag till kom­mer dess roll behö­va änd­ras, menar Leif Kajrup.

– Det är en utma­ning att skip­pa e‑post som arbets­verk­tyg. Det kom­mer all­tid att fin­nas män­ni­skor som vill ha den kvar och det är tufft att för­sö­ka vara den som vill änd­ra det invan­da bete­en­det vi har med e‑post. Den per­son som vill infö­ra för­änd­ring­en lär inte bli popu­lär på sin arbets­plats. Men det blir ound­vik­ligt förr eller sena­re, som jag ser det, säger Leif Kajrup.

Midroc Business Center är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Dina uppgifter kommer att behandlas enligt vår integritets- och cookiepolicy.

risus. ultricies amet, et, tempus risus efficitur.

Pin It on Pinterest