Skip to content

På denna webbplats använder vi cookies. Om du fortsätter använda webbplatsen innebär det att du accepterar att cookies används i enlighet med vår integritets- och cookiepolicy.

Effektivitet: 3 steg för att få saker och ting gjorda

Många företagsledare använder sig av antecknings-appen Evernote för att planera och prioritera sitt arbete. Men vad är egentligen hemligheten bakom effektivitet och smart planering i vardagen? Här ger Evernotes vd Chris O’Neill dig sina bästa tips för att få mer gjort på jobbet.

Effektivitet. Vad är det egent­li­gen? Och genom en app? Kanske känns det lite trött­samt med alla des­sa appar som ska under­lät­ta skriv­bords­ar­be­tet men ändå bru­kar leda till mer stress än tids­be­spa­ring. 

Men app­fö­re­ta­get Evernotes vd Chris O’Neill har ett spe­ci­ellt sätt att reso­ne­ra kring effek­ti­vi­tet, när han hål­ler sin drag­ning på tech-kon­fe­ren­sen South by Southwest 2018 i Austin, Texas, där vi får ta del av det senas­te inom tek­no­lo­gi och inno­va­tion.

Evernote är utveck­lad för att stöd­ja din egen pla­ne­ring. Hemligheten med smart pla­ne­ring är dock inte att få så många saker gjor­da på så kort tid som möj­ligt, utan att bli bätt­re på att pri­o­ri­te­ra vad vi ska göra och när vi ska göra det, menar Chris O’Neill. På så vis kan vi genom­fö­ra våra upp­gif­ter i var­da­gen med hög­re kva­li­tet.

Här är vd:ns bäs­ta tips för hur du tar dig an dina arbets­upp­gif­ter så effek­tivt som möj­ligt, från tan­ke till slut­fö­ran­de:

1. Fånga idén – och prioritera rätt

I stäl­let för att beta av en slump­mäs­sig att göra-lis­ta behö­ver du för­stå idén med dina oli­ka upp­gif­ter, så att du kan rang­ord­na dem efter pri­o­ri­tet. Dels efter hur bråds­kan­de de är, dels efter när du tror att du kom­mer att få bäst resul­tat av att göra dem.

Fråga dig själv:

  • Hur vik­tig är en viss upp­gift här och nu?
  • När behö­ver den all­ra senast utfö­ras?
  • När gör jag den bäst?
  • Behöver den genom­fö­ras över huvud taget, eller kan den inte­gre­ras som en del av en annan upp­gift?

Kanske löser du admi­nist­ra­ti­va upp­gif­ter bäst tidigt på mor­go­nen, eller så behö­ver du till­sät­ta en grupp för att dis­ku­te­ra upp­läg­get över en lunch. Kanske vet du att du kom­mer att ha mer inspi­ra­tion att utfö­ra den om en vec­ka.

Gör sedan en prio-lis­ta med kolum­ner som löper från väns­ter till höger, där du kan kate­go­ri­se­ra upp­gif­ter efter om de behö­ver göras det här kvar­ta­let, den här måna­den, den här vec­kan, eller den här dagen – här och nu.

Knepet för bätt­re fokus och mind­re stress är att enbart job­ba med upp­gif­ter­na i här och nu-kate­go­rin. Känn dig inte stres­sad över upp­gif­ter­na i de and­ra kate­go­ri­er­na. Hela poäng­en är att du ska kun­na släp­pa tan­ken på dem, och hål­la fär­re saker i huvu­det sam­ti­digt.

2. Förtydliga uppgiften – vad är syftet?

När du bestämt dig för när upp­gif­ten bäst genom­förs, för­sök då att tyd­ligt avgrän­sa var upp­gif­ten bör­jar och slu­tar. Hur stor är upp­gif­ten, och hur vet du när den är klar? Vad är syf­tet med upp­gif­ten?

Det här kan låta själv­klart när det kom­mer till kre­a­ti­va bri­e­fer, men är minst lika vik­tigt för mer kon­kre­ta, admi­nist­ra­ti­va upp­gif­ter.

Alltför ofta ten­de­rar vi att job­ba på en upp­gift ”tills den blir så bra som möj­ligt”. Då finns ris­ken att vi ald­rig blir kla­ra.

För att din pla­ne­ring och pri­o­ri­te­ring ska bli effek­tiv mås­te det vara glas­klart var upp­gif­ten bör­jar och slu­tar och när den är klar, till exem­pel om du ska sät­ta ihop ett före­drag eller for­mu­le­ra en säljpit­ch.

Uppskatta anta­let tim­mar du är beredd att allo­ke­ra för upp­gif­ten, även om det hand­lar om mind­re upp­gif­ter som att sva­ra på ett läng­re mejl eller pla­ne­ra ett möte. Mer tid än så får upp­gif­ten inte ta.

3. Gör en plan för genomförandet

Tänk dig genom­fö­ran­det av upp­gif­ten i tre oli­ka steg. Stegen kan se ut pre­cis hur som helst – poäng­en är att du ska kun­na se hur långt du har kom­mit med upp­gif­ten, i stäl­let för att tän­ka att den ”behö­ver job­bas på lite till”, vil­ket ger en käns­la av stress.

Gör sedan en plan för dig själv så att du har möj­lig­het att boc­ka av de oli­ka del­mo­men­ten som på en check­lis­ta: del 1, del 2 och del 3. Då känns upp­gif­ten mind­re över­väl­di­gan­de, och du ser tyd­li­ga fram­steg längs hela pro­ces­sen.

Planeringen skri­ver du med för­del ner på ett och sam­ma stäl­le, menar Chris O’Neill, i en app eller ett doku­ment som du kom­mer åt från både datorn och mobil­te­le­fo­nen.

– Vi vet att tre av fyra anställ­da i dag använ­der en pri­vat enhet på job­bet, som en mobil­te­le­fon eller dator. De behö­ver kun­na kom­ma åt sin pla­ne­ring var­i­från som helst.

Men fram­för allt behö­ver pla­ne­ring­en vara busen­kel. Skippa all infor­ma­tion som inte är ytterst nöd­vän­dig för att du ska kun­na lösa dina upp­gif­ter.

Effektivitet hand­lar om tyd­lig­het. Våra hjär­nor söker efter möns­ter, inte detal­jer, säger Chris O’Neill.

Midroc Business Center är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Dina uppgifter kommer att behandlas enligt vår integritets- och cookiepolicy.

Praesent ut justo mi, elit. eleifend adipiscing libero. Donec commodo

Pin It on Pinterest