Skip to content

På denna webbplats använder vi cookies. Om du fortsätter använda webbplatsen innebär det att du accepterar att cookies används i enlighet med vår integritets- och cookiepolicy.

Fem steg till smart riskhantering i projekt

Många projekt på jobbet drabbas av förseningar och blir dyrare än förväntat. Hur kan du minimera riskerna för att något går snett i dina projekt? Avsätt tid för riskhantering från start – så undviker du kostsamma bekymmer längre fram, menar experten Henrik Szentes. Här tipsar han om en femstegsmodell för smart riskhantering.

I dag job­bar vi allt mer pro­jekt­ba­se­rat. Det kan hand­la om allt från att han­te­ra en stor kund­le­ve­rans eller att imple­men­te­ra ett nytt IT-system i orga­ni­sa­tio­nen, till att lan­se­ra en ny pro­dukt eller tjänst på mark­na­den.

Att job­ba i pro­jekt­form är ofta effek­tivt, men inne­bär ock­så att det finns en del ris­ker som kan orsa­ka pro­blem under pro­jek­tets gång. Det kan vara inter­na risk­fak­to­rer, som miss­för­stånd mel­lan med­ar­be­ta­re i pro­jekt­grup­pen kring vad som för­vän­tas av dem, eller exter­na risk­fak­to­rer som att en under­le­ve­ran­tör i pro­jek­tet blir för­se­nad.

Oavsett vil­ken typ av pro­jekt du job­bar med kan du ofta före­byg­ga de van­li­gas­te pro­ble­men redan från start – genom att använ­da dig av risk­han­te­ring. Det är prak­tis­ka tak­ti­ker för att så långt som möj­ligt kun­na för­ut­se ris­ker, mini­me­ra dem och i bäs­ta fall und­vi­ka att pro­blem upp­står.

En som har lång erfa­ren­het av risk­han­te­ring både i små och sto­ra, inter­na­tio­nel­la pro­jekt är Henrik Szentes, kon­sult och fors­ka­re inom orga­ni­sa­tions­ut­veck­ling. Sedan 90-talet har han haft led­ar­be­fatt­ning­ar inom sto­ra orga­ni­sa­tio­ner som NCC, Orange och Ericsson och sedan 2011 dri­ver han eget kon­sult­bo­lag. Förra året släpp­te han boken Tio klas­sis­ka ris­ker i pro­jekt – om hur man vän­der risk till möj­lig­het.

− Det finns ris­ker över­allt, även i mind­re bolag och i små pro­jekt, men det är inte all­tid des­sa ris­ker kom­mer upp på agen­dan. Genom att arbe­ta före­byg­gan­de kan du mini­me­ra san­no­lik­he­ten för att ris­ker­na utveck­las till fak­tis­ka pro­blem. Om de inte går att und­vi­ka helt kan du åtminsto­ne begrän­sa kon­se­kven­ser­na av dem, för­kla­rar han.

Här tip­sar han om hur du gör för att öka möj­lig­he­ter­na att pro­jek­ten blir mer lyc­ka­de.

 

Smart riskhantering är att våga se alla risker

Som leda­re har du en cen­tral roll när det gäl­ler risk­han­te­ring, och allt bör­jar med din inställ­ning. Riskhantering bör inte vara något du ser som ytter­li­ga­re en påla­ga, utan som en möj­lig­het att på ett struk­tu­re­rat sätt fånga upp saker som kan kom­ma att även­ty­ra hela pro­jek­tet läng­re fram.

Men gå inte i fäl­lan att läg­ga ambi­tions­ni­vån för högt, så att risk­ar­be­tet för­vand­las till en för stor del av pro­jek­tet och blir för krä­van­de. Det är inte mening­en, för­kla­rar Henrik Szentes.

− Det vik­ti­gas­te är att kom­ma igång, trots att du kanske kän­ner att du ”inte har tid” med risk­han­te­ring. Som leda­re bör du ska­pa ett utrym­me för att blic­ka fram­åt och pra­ta om hur ni han­te­rar ris­ker. I takt med att ni blir mer med­vet­na om vil­ka ris­ker som finns och hur de påver­kar er, kom­mer den typen av dis­kus­sio­ner ock­så att bli en natur­lig del av led­nings­ar­be­tet.

Så när i pro­jek­tet bör du föra in risk­dis­kus­sio­nen på möte­sa­gen­dan, och hur kom­mer du igång?

 

Våga analysera potentiella hinder och problem

Enligt Henrik Szentes är förs­ta ste­get att sät­ta sig ner och iden­ti­fi­e­ra ris­ker, både på lång och kort sikt. Vad skul­le poten­ti­ellt kun­na gå snett tidigt i pro­jek­tet, och läng­re fram? Försök sedan att ana­ly­se­ra var­je risk för att för­sö­ka bedö­ma hur sto­ra pro­blem de skul­le kun­na orsa­ka om de inträf­fa­de.

Vad skul­le kun­na gå snett och var­för? Vilka ris­ker bedö­mer ni vara störst?

Svaren på des­sa frå­gor kom­mer att få bety­del­se för hur du pri­o­ri­te­rar i ditt pro­jekt, och säker­stäl­ler att du inte foku­se­rar på de ris­ker du vet mest om eller är enklast att reda ut, säger Henrik Szentes.

− Tvärtom ska du ta tag i det som ver­kar svå­rast, för det kan vara där kru­tet behövs all­ra mest.

 

Bristande kommunikation är den största risken

När Henrik Szentes anli­tas som kon­sult för att hjäl­pa före­tag med risk­han­te­ring och orga­ni­sa­tions­ut­veck­ling bru­kar han få frå­gan om vil­ken risk som är vik­ti­gast att foku­se­ra på.

Svaret är bris­tan­de kom­mu­ni­ka­tion, något som ofta blir ett stör­re pro­blem än vad man ini­ti­alt kan tro.

− Då upp­står lätt miss­för­stånd, som till exem­pel att du tror att and­ra för­står vad du menar när de inte alls gör det. Eller så visar det sig att ni har oli­ka upp­fatt­ning om vad ni kom­mit över­ens om, för­kla­rar han.

”Nöj dig inte med käns­lan av att ni är hyf­sat över­ens.”
Bristande kom­mu­ni­ka­tion kan bland annat bero på nega­tiv grupp­dy­na­mik i pro­jekt­grup­pen, pre­stige, stress, för­do­mar, kom­mu­ni­ka­tions­kli­ma­tet – det vill säga att ni har en före­tagskul­tur där kom­mu­ni­ka­tion helt enkelt inte pri­o­ri­te­ras – eller något så prak­tiskt som IT-strul.

Hur mini­me­rar du då den ris­ken i dina pro­jekt?

Enligt Henrik Szentes bör du ald­rig nöja dig med käns­lan av att ”ja, men vi är nog hyf­sat över­ens”, utan all­tid stäl­la de där extra kon­troll­frå­gor­na till de and­ra i pro­jekt­grup­pen. Var inte rädd att upp­fat­tas som krång­lig eller tja­tig – det är all­tid bätt­re att dub­bel­kol­la att alla är med på vad som gäl­ler, än att inte göra det.

Gör du det löpan­de har du gjort vad du kan för att vär­ja dig mot den störs­ta ris­ken av dem alla.

 

Basera dina bedömningar på samlad erfarenhet

Även om du aktivt dis­ku­te­rar ris­ker med din pro­jekt­grupp och pri­o­ri­te­rar för att und­vi­ka des­sa under pro­jek­tets gång, är det för­stås ing­en garan­ti för att und­vi­ka alla pro­blem. Men du gör vad du kan, och lyc­kas säker­li­gen mins­ka någ­ra av ris­ker­na.

Du är garan­te­rat mer för­be­redd och kan age­ra snab­ba­re och klo­ka­re när pro­blem upp­står, vil­ket ger alla i tea­met en stör­re käns­la av ord­ning och reda – och fram­förallt tyd­lig­het.

− Genom att göra bedöm­ning­ar uti­från din erfa­ren­het, och ta in syn­punk­ter från fle­ra per­so­ner med oli­ka per­spek­tiv, kom­mer du långt. Men det är fram­ti­den vi pra­tar om, och om den kan ing­en veta någon­ting helt säkert, säger Henrik Szentes.

 

En femstegsmodell för smart riskhantering i projekt

När du till­sät­ter ditt team, se till att kom­bi­ne­ra vär­de­full erfa­ren­het med nya infalls­vinklar. Avsätt sedan regel­bun­det tid i pro­jek­tet för att job­ba aktivt med risk­han­te­ring – det ska ingå i din pro­jekt­plan. Nedan tip­sar Henrik Szentes om en mini-gui­de för ett mer struk­tu­re­rat pro­jekt­ar­be­te.

 

Fem steg för riskhantering i projekt:

  1. Identifiera och kon­so­li­de­ra ris­ker – på både kort och lång sikt.
  2. Analysera var­je risk: Vad inne­bär den och hur tro­ligt är det att den inträf­far?
  3. Utvärdera de oli­ka ris­ker­na så att ni pri­o­ri­te­rar rätt.
  4. Definiera risk­be­hand­ling: Definiera åtgär­der som eli­mi­ne­rar eller mini­me­rar ris­ker­na.
  5. Genomför defi­ni­e­ra­de åtgär­der och följ upp.

 

Midroc Business Center är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Dina uppgifter kommer att behandlas enligt vår integritets- och cookiepolicy.

libero. Donec ut felis ante. leo. accumsan

Pin It on Pinterest