På denna webbplats använder vi cookies. Om du fortsätter använda webbplatsen innebär det att du accepterar att cookies används i enlighet med vår integritets- och cookiepolicy.

Så får du till riktigt effektiva möten – fem tips

Hur får du till mer effektiva möten? Möten är en självklar del av vår vardag, och alla vinner på att de är strukturerade och fokuserade för att nå bra resultat. Ändå är det inte alltid så. Ledarskapscoachen Maria Polhage ger dig fem konkreta tips för riktigt effektiva möten.

Många av oss till­bring­ar myc­ket tid i möten av oli­ka slag. Möten kan vara ett över­läg­set sätt att ska­pa sam­syn, lösa pro­blem och kom­ma fram­åt i pro­jekt. Men alla har vi sut­tit i möten med otyd­ligt syf­te, stam­pan­de sam­tal och oklar utgång.

Alla är över­ens om att det­ta inte är ett bra sätt att använ­da tid och ener­gi på, men ing­en tar rik­tigt tag i det för att för­änd­ra till det bätt­re. Det är inte all­tid så lätt att veta i vil­ken ände man ska bör­ja.

− Har man väl iden­ti­fi­e­rat ett behov av att få till mer effek­ti­va möten, har man ändå tagit ett vik­tigt steg. För egent­li­gen är det inte så kons­tigt. Det gäl­ler att erkän­na att det är ett pro­blem, och pri­o­ri­te­ra att hit­ta en bätt­re väg fram­åt, säger Maria Polhage, som är utbil­da­re och coach inom ledar­skap på Polhage & Lundberg.

Mer effektiva möten med tydliga syften och mål 

− Det finns ett antal över­gri­pan­de fak­to­rer som gör att ett möte blir rik­tigt effek­tivt. Det krä­ver lite för­ar­be­te men har man des­sa på plats finns plöts­ligt myc­ket bätt­re för­ut­sätt­ning­ar, för­kla­rar Maria Polhage.

– Det förs­ta är att alla del­ta­ga­re i för­väg får veta vad syf­tet med mötet är och vil­ka mål som ska upp­fyl­las, för att för­be­re­da sig. Och då räc­ker det inte med att skri­va en agen­da, utan man mås­te spe­ci­fi­ce­ra vad som ska åstad­kom­mas under var­je punkt, spe­ci­ellt om det hand­lar om dis­kus­sions­punk­ter och besluts­punk­ter. Undersökningar visar att bara tre pro­cent av alla möten upp­fyl­ler det­ta. Dessutom ska det vara tyd­ligt var­för just jag ska vara med på mötet – vil­ken roll har jag och vad för­vän­tas av mig?

När det gäl­ler själ­va inne­hål­let i mötet ser Maria Polhage en risk i att man fast­nar för länge i ett pro­blem­fo­ku­se­rat läge och inte rik­tigt orkar kom­ma fram till lös­ning­ar­na. Då känns mötet tungt och trögt och man blir lätt drä­ne­rad på all ener­gi. Ett bra möte klar­läg­ger pro­ble­men kort och tyd­ligt genom nulä­ge och orsa­ker, men går sen vida­re till att pra­ta om lös­ning­ar.

En meto­dik att kom­ma fram till en lös­ning gemen­samt är att inven­te­ra och lis­ta tänk­ba­ra hand­lingsal­ter­na­tiv. Därefter utvär­de­rar man till­sam­mans hur san­no­likt det är att de oli­ka alter­na­ti­ven leder fram till det öns­ka­de läget – målet, och ska­pa sam­syn kring vil­ket alter­na­tiv man går vida­re med. Sedan bestäm­mer man vem som gör vad och när. En bra modell att använ­da här kal­las GROW.

Ta fram gemensamma spelregler för effektiva möten

Ett annat verk­tyg som Maria Polhage ofta använ­der ute på sina upp­drag, och som gett myc­ket goda resul­tat, är att sät­ta upp spel­reg­ler för möten. Man bestäm­mer då gemen­samt vil­ka reg­ler som ska gäl­la, för alla och vid var­je möte.

Tillsammans sva­rar man på frå­gor kring hur man vill göra möte­na mer effek­ti­va.

Det kan gäl­la sådant som att:

  • ha respekt för alla del­ta­ga­res tid
  • hål­la sig till ämnet
  • hur man ska han­te­ra mobi­ler och dato­rer
  • att man upp­munt­rar del­ak­tig­het

… med mera. Varje regel­verk blir då skräd­dar­sytt för den aktu­el­la verk­sam­he­ten.

För att få max­i­mal effekt av det­ta mås­te alla vara med och utfor­ma spel­reg­ler­na. På så vis blir alla mer del­ak­ti­ga och kän­ner ansvar för att reg­ler­na efter­levs. Eftersom man kom­mit över­ens om reg­ler­na till­sam­mans blir det ock­så lät­ta­re för en mötes­del­ta­ga­re att säga ifrån om ett möte tap­par styr­ning­en.

Ständig förbättring av möteskulturen

För att säker­stäl­la att regel­ver­ket blir ett levan­de doku­ment och stän­digt finns i alla mötes­del­ta­ga­res med­ve­tan­de, kan man vid mötets bör­jan utse en per­son som har till upp­gift att utvär­de­ra det.

Att ägna de avslu­tan­de fem minu­ter­na av ett möte åt det­ta är väl inve­ste­rad tid i en för­bätt­rad mötes­kul­tur, menar Maria Polhage.

− Även i exter­na möten finns myc­ket att vin­na på att sty­ra upp ram­ver­ket. Man kan bör­ja med att läg­ga ett par minu­ter på att gå ige­nom vil­ka för­vänt­ning­ar par­ter­na har på mötet och läg­ga upp någ­ra snab­ba rikt­lin­jer för att se till att des­sa upp­fylls. På så vis höjer man den pro­fes­sio­nel­la nivån och ger goda för­ut­sätt­ning­ar för att alla ska bli nöj­da med sam­ar­be­tet.

– Självklart mås­te det fin­nas utrym­me för soci­alt småprat, eftersom det ock­så är en vik­tig del av rela­tions­ska­pan­det. Men har man styrt upp rikt­lin­jer­na så blir det enkla­re att åter­kom­ma till agen­dan efter en stunds småprat.

Neuroledarskap tar hänsyn till hjärnan

En annan tek­nik som Maria Polhage använ­der är att låta var­je mötes­del­ta­ga­re ”chec­ka in” på mötet. Detta byg­ger på teo­ri­er kring neu­ro­le­dar­skap, det vill säga att ta hän­syn till hur hjär­nan fun­ge­rar.

Minst en kvarts ställ­tid bör man för­sö­ka ha.”
Genom att gå laget runt och berät­ta hur man kän­ner sig exakt just nu, blir det enkla­re att släp­pa käns­lan och där­ef­ter foku­se­ra och vara helt när­va­ran­de i mötet. Vill man pro­va det­ta är det vik­tigt att tala om för alla var­för man ska göra det och själv­klart låta var­je del­ta­ga­re sät­ta sin egen gräns.

Att tala om käns­lor på det­ta sätt kan för en del kän­nas ovant och kanske ibland lite väl pri­vat.

− En annan sak som är gans­ka själv­klar är att man inte bokar möten som avlö­ser varand­ra. Minst en kvarts ställ­tid bör man för­sö­ka ha. Hjärnan behö­ver vila en liten stund för att stäl­la om sig och kun­na vara när­va­ran­de för att pre­ste­ra i näs­ta möte. Att utnytt­ja varen­da minut fram till näs­ta möte är oftast inte det som är mest effek­tivt i läng­den.

Delat ansvar för möteskulturen

Ibland hör man att en viss mötes­kul­tur sit­ter i väg­gar­na, men det är för­stås i män­ni­skor­na den sit­ter. Den är ofta starkt sam­man­kopp­lad med före­tagskul­tu­ren, och kan vara lite svår att lyf­ta ut och tit­ta på sepa­rat, berät­tar Maria Polhage.

Det är lätt att man för­vän­tar sig att mötes­le­da­ren ska ta ansvar för mötes­kul­tu­ren.

− Allra bäst resul­tat får man om alla ser sin egen roll och tar ansvar för den. Man bru­kar säga att leda­ren står för cir­ka 50 pro­cent av en kul­tur, och alla del­ta­ga­re till­sam­mans ansva­rar för de övri­ga 50 pro­cen­ten, för­kla­rar Maria Polhage.

– I en modern, pro­fes­sio­nell orga­ni­sa­tion mås­te det­ta vara ett mål, att alla ska kän­na ansvar för sådant som mötes­kul­tur och vara öpp­na med vil­ka krav man stäl­ler både på sig själv och and­ra.

Ibland kan med­ar­be­ta­re kän­na att de inte vill vara nega­ti­va och kla­ga, men då bör man angri­pa det från ett annat håll. Genom att stäl­la coachan­de frå­gor som: Hur kan vi få det här att fun­ge­ra bätt­re? Vad kan vi för­änd­ra? invol­ve­rar man grup­pen på ett posi­tivt sätt.

Dessa frå­gor kan man lyf­ta has­tigt i sam­band med mötet, för att sedan till­sam­mans hit­ta lämp­ligt forum att ta det vida­re.

Fem tips att skapa effektivare möten:

  1. Ta fram tyd­li­ga syf­ten och mål som kom­mu­ni­ce­ras i för­väg
  2. Jobba fram spel­reg­ler för era möten till­sam­mans
  3. Se all­tid till att rätt per­so­ner är kal­la­de och vet var­för de ska vara med
  4. Skapa del­ak­tig­het i möte­na, exem­pel­vis genom att först dis­ku­te­ra frå­gor i små grup­per för att sedan lyf­ta ut i hela grup­pen, och genom att stäl­la coachan­de frå­gor till varand­ra och vara nyfik­na på varand­ras reso­ne­mang.
  5. Utse en per­son i bör­jan av mötet till ”åter­kopp­la­re” och avslu­ta med att utvär­de­ra var­je möte enligt spel­reg­ler­na. Denna upp­gift kan med för­del rote­ra.

Midroc Business Center är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Dina uppgifter kommer att behandlas enligt vår integritets- och cookiepolicy.

ut pulvinar accumsan velit, id Aenean

Pin It on Pinterest